前回は、時間術に関する７つのルールの内、 「スケジュール管理を『週単位』で行う重要性」と「１日24時間で人生のポートフォリオを管理する」方法を紹介しました。
今回の記事では、孫社長のむちゃぶりを解決してできた時間術のルールのうち、時間を開拓する「スキマ時間活用術」と、手戻りをなくしタスクを１度で終わらせる「一次完結率」の引き上げかたについて、解説していきたいと思います。
ルール５：時間がないなら開拓せよ！スキマ時間活用術
私はこうして時間を開拓しました！
私、三木雄信はソフトバンク入社面接の際、英会話の能力について問われたことがあります。その際に私、三木雄信は、こともあろうに
「日常会話くらいなら・・・」
と適当なことを言ってしまったのです。
ところが、初めて孫社長と海外出張に同行した時、私は英語で行われる会議の内容が全く理解できず、孫社長を唖然とさせてしまったのです。
このままではまずいと思った私は、多忙な中でも以下のようにして英会話を勉強する時間を開拓しました。
- 月曜から金曜までの週５日、英会話学校の早朝レッスン（７時半から８時半）に通う。
- 往復２時間の通勤電車内で、ヒアリング教材を聞く
- 自宅から駅までの徒歩時間も、シャドーイングをする
１日３時間の勉強時間を開拓したことにより、週に約20時間、１年で1000時間の勉強時間を開拓し、英会話を習得したとにより、私、三木雄信は人生において大きなリターンを得ることができました。
その時に私が行った、勉強時間の開拓方法について以下の方法をご紹介させていただきます。
歩きながら学習と運動不足解消
かつての私と同じように、通勤電車で英語のヒアリング学習をしている人は多いかもしれません。それに加えて徒歩の時間も使えば、さらに時間を開拓できます。私は当時、自宅から最寄り駅まで徒歩20分弱の場所に住んでいました。私はその道のりを、ヘッドホンで英語学習の教材を聞きつつ、なぞるように復唱する学習方法のシャドーイングのための時間として活用してきました。
歩きながらの勉強になりますので、脳が活性化した状態で勉強ができ、価値のある時間に早変わりです。
もし「１年で英語をマスターする」と言った目標があるなら、その期間だけでも、歩く時間を長くするなど通勤手段を変えて、勉強のための時間を開拓して下さい。
サラリーマンの最大の自由時間は出社前
サラリーマンにとって、最も時間を自由に使えるのが出社前です。
仕事の電話やメールに邪魔されることもなく、急な付き合いが入ってしまうこともありません。ですから、毎日決めたことを確実に実行するためのゴールデンタイムなのです。
では、何に使えば良いか。
やはり、勉強や自己啓発となります。
私、三木雄信がかつて英会話を勉強するために早朝レッスンに通ったのも、その時間なら仕事の忙しさに左右されず、毎日必ず出席できるからです。
人生の質を上げたいなら、「朝、勝負する」を合言葉にしましょう。
出社直後にタスク整理と朝会を
出社したら、まず１日の計画を立てます。
今日やるべきタスクを整理して、スケジュールを組みましょう。
出社する時間を15分早めて、タスク整理に当てると良いでしょう。そして始業時間が来たら、スケジュールに従って一気にスタートを切ります。
また出社直後の朝会も効果的です。トライズのメンバーでも行っていますが、チームのメンバーがその日のタスクを公開することで、チーム全体の１日の生産性は格段に上がります。
ぜひあなたの職場でも、朝会の開催を提案してみて下さい。
ランチは夜の会食代わり
仕事後の夜の会食に行けば、その後の時間もダラダラと過ごしてしまいがちです。その会食をランチに切り替えるだけでも、十分な情報交換も親睦を深めることも可能となります。長くても１時間半以内に完結しますので、ランチタイムの有効活用はものすごくおすすめです。
就寝前インプットは効果がある！
私、三木雄信は就寝前に、作りかけの資料やメモをちょっとだけ見ることにしています。すると、睡眠中に頭が整理されて、朝起きた時に良いアイデアが浮かぶからです。
大事なことや考えをまとめたいことを寝る直前にインプットすると、睡眠中に脳がタグをつけて整理してくれて、目覚めた時に「あれはこういうことだったのか！」とひらめくのです。
ルール６：どんな作業も一次完結で終わらせよ！
１つの作業は、１度で終わらせろ
仕事を早くするカギは、「一次完結率」を高めることです。
この「一次完結」とは、「１つの作業は、一度で終わらせる」という意味です。
例えば、メールを開いたらすぐ返事をする。
もし、これを「あとで返信しよう。」と考え、一旦メールを閉じたとします。その後またメールを開き、「どうやって返そうか、またあとで考えよう。」と考え、またメールを閉じます。
このようにしてしまうと、メールを開いてすぐ返信した人と比べて３倍以上の時間がかかってしまうことになります。
１つの作業は、一次完結する。仕事を溜め込まないために、まずはこれを強く意識して下さい。仕事の「待ち行列」が仕事をどんどん遅くする
一つの作業を一次完結しなければ、仕事に「待ち行列」が発生します。この待ち行列が仕事をどんどん遅くさせます。
例えば銀行を例にとって説明させていただくと、窓口担当者が一人のお客さんに５分の所要時間を要していたとします。この場合、お客さんが空いた時間に行けば、用事が５分で済みます。
ところが、月末の昼休みなど、お客さんが10人待ちくらいの時間帯に行けば、50分待つことになります。
仕事もこれと全く同じ。一度で済むことを２度３度と繰り返しているうちに、仕事の待ち行列はどんどん増えていき、「あの人は仕事が遅い」というレッテルを貼られてしまうことになりかねません。
だからこそ効率を上げるために、一次完結率を高めることは必須と言えるのです。
メールの処理について
メールの一次完結率を上げるには、時間の枠を決めることが必要です。朝出社したら、その日のタスクを洗い出し、スケジュールを立てますが、その際に「今日の昼休み前の１１時４５分から１２時まではメール処理の時間」というふうに割り当てを行うことが最も効率が良いと言えます。
なぜトライズの社員は、午前中に来たメールしか返さないのか
トライズのコンサルタントも、メールを返信する時間は厳密に決めています。また受講生と契約する際の約款に、「平日の正午、１２時までに来たメールは、当日対応します。それ以降のメールは、翌営業日に対応します」と明記しているので、コンサルタントがメールに返信するのは午前中までです。
予め受講生と期待値をすり合わせているので、仕事に差し支えることは何もありません。
また受講生の相談内容が複雑なものだったら、トライズのコンサルタントたちは「次の土曜日にセンターへ来られた際に、ゆっくりお話ししましょう。」と返信し、対面でコミュニケーションを作る時間に切り替えています。
まとめ
以上、今回は時間の開拓方法と、一次完結率を高める重要性とその方法についてお伝えいたしました。限りある時間を無駄なく有効に使っていただくために必須と言える内容ですので、是非ご活用下さい。
私、三木雄信が運営しているコーチング英会話スクール「トライズ(TORAIZ)」では今回ご紹介した時間術を大いに活用してもらい、受講生皆様に１年間で1,000時間の英語学習時間を作っていただいております。無理に学習時間を作るのではなく、今回紹介したように通勤時間などのスキマ時間を活用してもらうことで学習時間を作っていただいております。その結果として英語が話せることはもちろんですが、自然と時間術に関するスキルも身につくためビジネスマンとしてのスキルアップもアップします。興味がある方は一度トライズの公式サイトを御覧ください。
次回は、７つのルールのうち、いよいよ最後のルール「他力本願をためらわない」についてお伝えいたします。それに加えて、この７つのルールを活用し、私、三木雄信がトライズをオープンさせたことについて、お話ししたいと思います。
どうかお楽しみに！
