「毎日定時で帰るのに、質の高いアウトプットを出せて、上司からの評価も高い」
あなたの職場にもこんな人はいませんか？
「仕事を早く終わらせること」と、「仕事を大量に高い精度でこなすこと」は相反するように思えます。しかし、実はこの二つは両立するのです。
私、三木雄信はこれまでソフトバンクで孫正義社長の秘書を務め、独立後にはコーチング英会話トライズを含む自分の会社2社と、社外取締役や監査役として7社の経営に携わってきました。その過程で300人を超える一流経営者と仕事をし、のべ1万人を超える部下をマネジメントしてきました。そんな数多くの経験から、仕事ができて、要領がいい、いわゆる「頭のいい人」は一人の例外もなく、仕事の遅い人はいないことに気づきました。
仕事のできる人が日頃気をつけている仕事術を体系化し、著書「頭がいい人の仕事が速くなる技術」として上梓しました。本記事ではその全体像をコンパクトにまとめ、ご紹介します。
仕事を早く終わらせることの隠れた利点
仕事を早く終わらせることには数多くの利点があります。時間当たりの生産性が上がるので、より広範囲の仕事を引き受けられるようになったり、上司や同僚からの信頼を勝ち得ることにつながります。
あまり語られないことですが、大きなメリットの一つに「プライベートが充実する」ことも挙げられます。私は複数社の事業に携わりながらも、ほぼ毎日5時半に帰宅し、帰宅後や休日の時間を二人の子供や妻と楽しんでいます。このリラックスタイムが仕事にもハリを生み出し、より集中して取り組めるようにしてくれています。
同様に、多忙を極める経営者や幹部の中には、休みの日には趣味にとことん時間を使う方も少なくありませんでした。複数の分野に強い興味を持つことで、それが思わぬ形で仕事に繋がることもあります。
やや大きな話になってしまいますが、仕事が早いことはひいては人生をコントロールすることにつながります。自らの裁量でスケジュールを定め、どう動くかを決めることができるので、仕事を与えられるのではなく、自分で設計する癖がつきます。それを実生活に応用するだけで、ライフプランにおいても強い主導権を持つことができるようになるのです。
仕事が早くなるマインドセット
本書では仕事を早く終わらせて、しかもより高い成果を出すための実用的なノウハウを39個紹介しています。ここでは、仕事を早く終わらせるための考え方をざっと見ていきましょう。
- 完璧主義を捨てる
- 考える時間は不必要に伸ばさず、ひとまずの結論を出す
- 全部自分一人でやることをやめる
- 2度手間、3度手間をなくす
- 遅刻グセ, ギリギリグセを捨てる
- メールは秒で返す
- 仕事の全体像を把握する
これらを意識するだけで、「業務のムダ」の大部分を削ぎ落とせるようになります。中でも、最後の「仕事の全体像を把握する」というのは出来ているか出来ていないかで、最終成果物に大きな影響を与えます。仕事を与えられたらとりあえず始めるのではなく、概要を整理し、最終的にどんな形で着地させればいいのかを大まかにイメージします。それを工程毎に分割し、いつまでに何を行えば良いかの目安を持っておきます。こうすることで締め切りを逃すリスクや、他の業務との調整に失敗するといった問題を避けることが出来ます。
準備を攻略して、仕事を早くする
前述のように、複数ある仕事をいつやるか、どうやるかを決めるのは自分です。つまり、その設計の所でも大きな差がつくのです。この項では「仕事の段取り」に焦点を当て、どのように準備を進めれば仕事を早く終わらせることができるのかを解決します。
早めに決めて早めに始める
仕事を早く始めれば、終わるのも早くなります。当たり前のことですが、実践できている人は意外と少ないようです。「やるべきことが分かっているのになかなか始められない」というのは、「自分はこれをやる」という意思決定ができていない状態にあるからです。
人は意思決定ができていないと締め切り直前に弱気になります。例えばマリッジブルーはこの例でしょう。それを避けるためには早め早めで準備を進めてしまうのです。1つの仕事を工程に分けて、ほんの数工程だけをその日中に終わらせておく。これだけでも物事を進める心理的なプレッシャーは小さくなります。
スタートダッシュの力を活用する
人は面倒なことを始める時、取りかかるまでが最も気力がいるとされています。仕事終わりで疲れて帰ってきた日は、シャワーを浴びるのが面倒で仕方ありません。しかし、気力を振り絞ってシャワーを浴びればとても気持ちよく、入ってよかったと思えるはずです。
また、心理学の用語に「作業集中」というものがあります。作業を始めるとそれに集中ができ、続けることが快感になるという現象です。これは仕事においても当てはまり、面倒に思えていたことでも初めてしまえばそこからはあっという間という経験をした方も少なくないでしょう。このように、初速を生かして仕事を終わらせられると理解しておくことが、先延ばしをやめる上で非常に役に立ちます。
必要な「情報」と「権限」を揃える
段取りを組んで仕事を始めたのに、思わぬ所で仕事が止まってしまう。そんなことはよくあります。その原因はとても明快で、「情報」と「権限」が足りていないのです。
情報の不足は、その仕事を進める上で必要な「データ」が十分でないことを意味します。それ以上先に進めるためには、担当者に追加のデータをもらう必要が出てきます。そのため、作業前に全体像を把握するタイミングで情報が十分かをチェックし、十分でなければ揃えるようにアクションを起こすことで、作業が止まる心配を減らすことができます。
権限の不足は、その仕事を進める上で自分以外の承認が必要になることを意味します。例えば、「途中まで進めたけれど上司の意見を聞かなければ判断できないことがある」といった場合です。こちらも事前に予測し、承認を取っておくのが良いですが、そうではない場合には会議を活用するのが良いでしょう。関係者が一堂に会する機会を定期的に設けることで、急な承認申請や相談でも、その場で話し合うことが可能になります。
まとめ
仕事を早く終わらせ、残業ゼロの習慣が身についている人は、必ず仕事の工夫をしています。もしあなたが仕事を早く終わらせたいと思っているのであれば、彼らのスキルを真似することで、効率的に仕事を進められるようになります。
著書「頭がいい人の仕事が速くなる技術」では仕事をテキパキと進め、ひいては人生を豊かにするための39のテクニックをご紹介しています。
本記事ではその中から、「基本的な考え方」と「準備の工夫の仕方」に焦点を当て、いくつかのスキルをご紹介しました。
簡単にまとめると、仕事の全体像を把握し、ムダをなくし、考え込まずに周りの人の助けを借りながら進めることがポイントです。停滞しやすい工程を事前に予測し、作業を始める前からタスクの交通整理を行なっておくことも大事ですね。
私も実際にこれらの方法を使って、コーチング英会話トライズの経営を軌道に乗せ、多くのビジネスパーソンの英語学習を支援することができています。ぜひみなさんもこれらのスキルを活用し、高い生産性を生み出して、仕事もプライベートも充実させていってください。
