「毎日定時で帰るのに、質の高いアウトプットを出せて、上司からの評価も高い」
あなたの職場にもこんな人はいませんか？
「仕事を早く終わらせること」と、「仕事を大量に高い精度でこなすこと」は相反するように思えます。しかし、実はこの二つは両立するのです。
私、三木雄信はこれまでソフトバンクで孫正義社長の秘書を務め、独立後にはコーチング英会話トライズを含む自分の会社2社と、社外取締役や監査役として7社の経営に携わってきました。その過程で300人を超える一流経営者と仕事をし、のべ1万人を超える部下をマネジメントしてきました。そんな数多くの経験から、仕事ができて、要領がいい、いわゆる「頭のいい人」は一人の例外もなく、仕事が早いことに気づきました。
仕事のできる人が日頃行なっている仕事術を体系化し、著書「頭がいい人の仕事が速くなる技術」として上梓しました。本記事ではその中から、仕事が早くなり4つの心得について、ご紹介します。
目次
仕事が早い人は「止めない、溜めない、抱え込まない」
仕事が早い人に共通していたのは、「次の行動に移るのが早い」ということでした。反対に、仕事が遅い人は、次にどんな行動をすべきかなかなか決められず、机の前でぼんやり考えている時間が長いのです。
いくら頭をひねって企画のアイディアを考えても、それだけでは目の前にある仕事量は全く減りません。アイディアを企画書としてアウトプットして、ようやくタスクを1つ減らすことができます。つまり、具体的な行動に移さない限り、仕事は山積みになっていく一方なのです。そのためにはまず、仕事に取り組む際のマインドを切り替え、「止めない、溜めない、抱え込まない」を意識しましょう。
すぐに行動しないと仕事がストップし、一人で大量の仕事を抱え込むことになります。例えば、あなたが銀行の窓口に行ったとします。すでに10人のお客さんが待っていて、あなたは11人目でした。この窓口では1人のお客さんを対応するのに平均6分かかります。ということは、11人目に順番が回ってくるまで60分の待ちになります。
しかし、待っている人の数を一旦ゼロにできたら、どうなるでしょうか。1人あたりにかける時間が変わらなくとも、待ち時間6分を実現できるようになります。このように、「手元にある仕事はすべて今日中にやる」と決めて、毎日待ちがない状態からスタートすることで、タスクをどんどん減らしていくことができます。
仕事が早い人は「10秒以内に行動」する
10秒以内に行動することの利点は、仕事にすぐに取りかかれることに加え、早いタイミングで周囲に助けを求められることです。孫社長は「10秒以上考えるな」と会議でよくいっていました。それは、10秒考えても分からないことは、それ以上考えても答えが出る可能性が低いので、答えを知っていそうな人に聞いたり、情報を確認するためにパソコンを開いたりした方が生産的だという意味です。考えて分らなければ、行動をして、そこからフィードバックを得た方が良い場面も多いことを痛感しました。
また、依頼された仕事を少しだけでも始めてみると、依頼の不明点に気付き、確認を入れることができます。特に、理解の前提となる言葉の定義や、最終アウトプットの認識はきちんと揃えておく必要があります。
依頼する側も、依頼した直後であれば、質問をされた時に「その点は十分に伝えられていなかったね」と快く認識を共有できますが、締め切り直前になって、「そもそもこの依頼のアウトプットって企画書にまとめることでしたか？」のように基本的なことを聞かれると、「大丈夫だろうか？」と心配になってしまいます。全体像を掴み、認識を共有するためにも、仕事が来たらすぐに取り掛かるようにしましょう。
先延ばしにすることは心理的にも悪影響が大きいとされています。小さな仕事であっても、時間が経つとどんどん意欲が湧きにくくなりますし、後回しにしているという意識が他の仕事への集中を妨げます。取り掛かってみたら意外とすぐに終わったという経験があるように、実際にはそれほど時間がかからない依頼かもしれません。「やりたくないな」と迷う前に、半自動的にさっと終わらせる習慣をつけましょう。
仕事が早い人は、すべての仕事に「締め切り」を決める
仕事が早い人は、どんな仕事にも必ず締め切りを決めています。たとえ納期の曖昧な仕事であっても、自分から締め切りを決めていました。
ここで重要なのは、仕事を小さな単位に分け、細かく締め切りを設けていたことです。そうすることで、最終締め切りまでに着実に進められ、もしどこかで進捗の遅れがあったとしても、そこまでの進捗が順調であれば巻き返すことも難しくありません。
そもそも人間の脳は締め切り前にならないと働かないもの。夏休みの最終日が迫ってくるまで、なかなか宿題をやる気にならないのと同じです。脳を意識的に働かせるためにも、細かな締め切りを設定し、「今やるべきこと」に意識的になることが重要です。そうすることで、着手するのが後回しになり、夜遅くまで残業して帳尻を合わせる必要もありません。
仕事が早い人は「他人の力を借りる」のがうまい
仕事が早い人は自分のできること、できないことを判断し、できないことは他の人に教えを請う習慣が身についています。
ソフトバンクの孫社長も「他人の力はどんどん借りるべき」という考えでした。思い立ったら必要な知恵を持っていそうな人に、すぐに電話をかけていました。たとえ相手が海外在住だろうがお構いなし。あちらが深夜だったりするわけですが、そんなことは気にしません。ソフトバンクの会議室には、音声会議用のスピーカーフォンが置いてあり、その形状から社内では「ヒトデ」と呼ばれています。孫社長が何か知りたくなるとヒトデが活躍し、世界中の方々と連絡を取りました。
人に聞くことは時間やお金といったリソースの節約につながります。なぜならば、仕事には「こうすればうまくいく」という解法や相場観に近いものが多分に影響しているからです。それらがわかることで、目の前の問題がすぐに解決します。もちろん、相場観がないなりに試行錯誤することもできますが、料理を作る時にレシピを参考にするのと同様に、ある程度決まった型があればそれに従うのが賢いやり方と言えるでしょう。
まとめ
仕事を次から次へとこなし、周囲の人からの信頼を勝ち取るためには、仕事を効率よく終わらせるための心得を理解することが大切です。本記事では4つの基本事項に焦点を当てて、その内容をご紹介しました。
- 止めない、溜めない、抱え込まない
- 10秒以内に行動する
- 締め切りを定める
- 他人の力を借りる
これら4つのポイントを押さえるだけで、誰でも仕事が早い人になれるでしょう。
実際に、私も孫社長の周囲で働く「仕事の早い人」の行動を観察し、実際に真似したことで、仕事のスピードは格段にアップしました。その結果、現在では独立し、自身の事業も営んでいます。事業の一つ「コーチング英会話トライズ(TORAIZ)」では、短期間で効率の良い学習法を応用し、1年で英語ができるようになる「パーソナライズドレッスン」を行っています。
もしあなたが今、仕事が遅いと悩んでいても、必ず仕事が早い人に変わることができます。より詳しい内容は、著書「頭がいい人の仕事が速くなる技術」にまとめてありますので、ぜひ実践してみてください。
