前回の記事では、目標を10倍速で達成するための人の力を借りる方法について解説させていただきました。今回は、それをチームで達成させる方法、いわゆる「プロジェクト・マネジメント」について解説してまいりたいと思います。
「プロジェクト」と言われると、特定のエキスパート集団が進める、大掛かりな案件のように聞こえますが、実はこれ、皆さんの日常の業務の中でも普通に行われていることなのです。
つまり「目的」「納期」「コスト」が定められた上で、複数の人員で進めていく仕事は全て「プロジェクト」と定義する事ができるのです。
いかに無駄なく、手戻りもなく、シャープに、顧客・メンバー双方にとって最も満足できる形に仕上げていくか。今回の記事でじっくりと解説してまいります。
それでは始めていきましょう！
目次
最初にできる限り細分化して、人に振れるものは全て振ってしまう
突然ですが、もし明日、あなたが社内の何らかのプロジェクト・マネージャーに任命されたら、どう思いますか？
おそらく多くの方は、即座に自分が今抱えている業務、そしてチームのメンバーが抱えているであろう通常業務の事が頭をよぎると思います。そして、既に沢山の仕事を抱えている彼らに、「どうやって追加の仕事を割り振ったら良いだろう」という事に頭を悩ませているうちに、それが失敗への恐怖となり、受けたミッションに対して及び腰になってしまうと思います。
こうした問題を解決するポイントは２つ。
- とにかく早く仕事を割り振ること
- 頼む仕事はできるだけ細分化すること
この2点です。
早めに仕事を振っていれば、メンバーもプロジェクト業務を計画的に進める事が可能となりますし、その後の週一の定例会で進捗を確認する事が可能となります。
最悪なのがこの逆。つまり「ギリギリになって仕事を振る」かつ「頼む仕事が漠然としすぎて、受ける側が、何をどうしたら良いのか分からない」という仕事の振り方です。これはプロジェクトに限らず、通常の業務でも一緒です。皆さんも上司から、急に、しかも漠然としすぎた内容の仕事を振られ、上司に対してイラッときた経験、きっとあると思います。
だからこそ、皆さんがプロジェクトマネージャーに任命された時は絶対にそういった事態を起こさせないようにさせる事がポイントとなります。
また、できれば仕事を細分化する作業もメンバーと一緒にやることをお勧めします。その方が一人でやるより断然早いからです。
仕事を細分化させるためにはその仕事の理解度を高めなければなりませんが、仕事の詳細についてはマネージャーよりもメンバーの方が経験上熟知していると言ったケースも少なくありません。
そうした時は遠慮なくメンバーの力を借り、感謝の気持ちを述べ、頼りにしていることを示しつつ、具体的にどのように仕事を細分化させていけば良いのか、相談すれば良いのです。
毎週１回、関係者が集まった「定例会議(ミーティング)」をやる
仕事を振ったら、いよいよプロジェクトが始動するわけですが、実行に移したのちポイントとなるのは、プロジェクトの進捗管理です。
この進捗管理は、「定例会議（ミーティング）」という形で実施し、毎週決まった曜日と時間にメンバー全員で行う事がポイントとなります。
「問題が発生したから集まろう」「この作業を担当する人だけ集まって」と言うように、不定期や一部の人だけで開くのではなく、「毎週月曜日は会議を開く」などと決めてその日は必ずメンバー全員が集まるようにします。
もしそれらを徹底しなかった場合、どのような事が起こるのか。
発生しうるリスクとしては、情報のアップデートがメンバー間の間で徹底されていなかったために、一部の部署で手戻りが発生するといった事態や、進捗管理が疎かになったため、直前になって特定の部門でプロジェクトが進んでいない事に長期間気付かないまま放置される、などといった事態が挙げられます。
特に特定の部門での進捗状況が思わしくない場合、早い段階でそれが把握できれば、他部署からの応援や、早期の業務改善などで対応する事が可能です。しかしながら、そうした状況が発覚したのが納期の直前であった場合、対応の仕様がありません。
だからこそ、メンバー全員が一同に会して、 最新の情報・状況をその場で皆が共有することがポイントとなるのです。
さらに極め付けとしては、会議の最後に必ず「誰が」「いつまでに」「どんなアウトプットを出すか」を決め会議録の形にしてメンバー全員で共有するようにしましょう。
ここを明確にしなければ「何かいい意見が出た会議だったね。」くらいで終わってしまいがちでプロジェクトの進捗に寄与しないことも発生します。しかし、各メンバーが「今週末までに、私はこれをやっておけば良いのだな。」という事を明確に把握することで、プロジェクト全体が確実な形で前に進みやすくなります。
また「これをやっておいて」と指示されても時間が経ってしまうと「あとでやろう」と思っていたけれどいつのまにか忘れてしまったということになりがちです。だからこそ、勉強でも仕事でも「今週中にこれをやっておく」と言った、いわゆる「週間化」がポイントとなってくるのです。
参加メンバーを幸せにするのが、プロジェクトマネージャーの究極の役割
その他にもプロジェクトマネージャーが気を配ることとしては、後の鶴の一声を防ぐために「会議に誰を呼ぶか」ということだったり、メンバー全員がプロジェクトの進捗状況や問題点を明確に把握するために「フォーマット化」させることだったり、様々な工夫や配慮が求められますが、プロジェクトマネージャーが最も果たすべき究極の役割は「参加メンバーを幸せにすること」です。
メンバーがハッピーなら、自分もハッピーになれます。
「あの人はいつもメンバーのことを考えて、できる範囲の仕事を早めに持ってきてくれるから、すごく仕事がやりやすいな。」
そんな評判が社内外で立てばしめたものです。
「またこの人と仕事がしたい」と思ってもらえれば、次のプロジェクトでも力を貸してもらえます。その人の都合が悪くても、「いい人がいるから紹介しますよ」と申し出てくれることもあるはずです。
繰り返しますが、一人の力で目標を実現することはできません。「自分さえよければ」ではなく、目標を一緒に実現する仲間の幸せも大事にすること。10倍速で目標を達成するためには、それが何より重要な秘訣かもしれません。
まとめ
今回は、チームで目標を達成していく、プロジェクト・マネジメント（略して「プロマネ」）について解説してまいりましたが、いかがったでしょうか？
もっと詳しい内容を知りたい方は私、三木雄信の著書「孫社長の締め切りを全て守った最速「プロマネ」仕事術」や「孫正義社長に学んだ「10倍速」目標達成術」の方も併せてご参照ください。
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